 |
 |
 |
|
 |
|
|
|
|
|
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
* Государственный герб РФ
* герб субъекта РФ
* эмблема организации или товарный знак
* код организации
* основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
* идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
* код формы документа
* наименование организации
* дата документа
* регистрационный номер документа
* ссылка на регистрационный номер и дату документа
* место составления или издания документа
* адресат
* гриф утверждения документа
* резолюция
* заголовок к тексту
* отметка о контроле
* текст документа
* отметка о наличии приложения
* подпись
* гриф согласования документа
* визы согласования документа
* оттиск печати
* отметка о заверении копий документов
* отметка об исполнителе
* идентификатор электронной копии документа |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дела формируются в организации, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом или положение организации, положениями ее структурных подразделений, штатными расписаниями, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется секретарем организации или сотрудником, ответственным за делопроизводство, в 4 квартале предшествующего года, т.е. номенклатура дел на 2009 год составляется в 4 квартале 2008 года. После утверждения руководителем организации (не позднее конца текущего года) она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Порядок составления номенклатуры в федеральных органах исполнительной власти регламентирован типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Документооборот в организации состоит из следующих основных этапов.
* первичная обработка поступивших документов
* предварительное рассмотрение документов
* регистрация
* рассмотрение документов руководством
* направление на исполнение
* контроль исполнения |
|
|
|
|
|
|
 |
|
 |
