Проблема передачи документов по личному составу в архив на постоянное хранение касается любой организации, начинающей процедуру ликвидации. До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России.
Согласно действующему законодательству при прекращении деятельности каждая организация обязана передать документы по личному составу в тот архив, для которого документы данной организации являются источником комплектования. Как правило, документы большинства организаций передаются в Мосгорархив, но иногда сдача в архив документов по л/с происходит в ведомственные или федеральные архивы.
Документов по личному составу не так много, в основном это приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, лицевые счета. Они должны быть сформированы, переплетены и оформлены в соответствии с установленными нормативами. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению листа-заверителя, составлению, в некоторых случаях, внутренней описи документов, указанию на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела, срока хранения и т.д. Кроме того, к документам должен прилагаться научно-справочный аппарат в виде описей, предисловий к описям и исторической справки. Когда проведена архивная обработка и готовы сопутствующие документы начинается этап передачи документов на хранение. Сдача дел по личному составу в архив - это, как правило, долгий процесс, может растянуться на 1-2 месяца и требует постоянного согласования с различными отделениями архива. Сотрудники Главархива, принимая дела, тщательно сверяют каждое передаваемое на государственное хранение дело, с описью, проверяют правильность формирования и оформления дела. Кроме того, у каждого архива или даже подразделений одного архива могут быть свои, специфические требования к принимаемым на вечное хранение документам.
Имея за своими плечами большой и плодотворный опыт архивной деятельности, Главархивпроект готов взять на себя весь комплекс работ по архивной подготовке и последующей передаче в архив документов ликвидируемой организации. |
