Обработка документов Переплет документов Уничтожение документов Сканирование документов Хранение документов Архивное законодательство Контакты

Календарь

«    Декабрь 2017    »
ПнВтСрЧтПтСбВс
 
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

lastnews

Реквизиты документов
В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информа ...

Оформление дел
Дела формируются в организации, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.Пр ...

Номенклатура дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием ...

Документооборот на п ..
Документооборот в организации состоит из следующих основных этапов. * первичная обработка поступи ...

Требуется для просмотраFlash Player 9 или выше.

Хранение документов

Хранение документов

предоставляемое нашей организацией является депозитарным. Потребность в таком хранении документации может быть вызвана рядом причин.
Хранение документов
В процессе деятельности любой организации образуются и накапливаются различные виды документов, в которых содержится информация, имеющая ценность для компании и необходимая для ее стабильной работы. Со временем количество документов увеличивается, и они заполняют собой все большее пространство ценных в прямом и переносном смысле офисных и производственных площадей. Даже своевременная архивная обработка и уничтожение документации с истекшими сроками хранения не всегда способны высвободить офисные помещения. Организация собственного архива и хранение архивного фонда собственными силами - дело достаточно хлопотное и дорогостоящее. Постоянная потребность в некоторых документах со временем пропадает. Оптимальным в данном случае является депозитарное хранение, т.е. временное хранение документации в специально оборудованном архивном хранилище.
Предлагаемое нами депозитарное (внеофисное) хранение позволяет:
- решить проблему нехватки архивных площадей;
исключить возможность несанкционированного доступа;
- обеспечить физическую сохранность с одной стороны и своевременное списание документации с истекшими сроками хранения (с составлением акта об уничтожении) с другой;
- сохранение возможности постоянного доступа к своим документам;
- сэкономить средства на дорогостоящих офисных площадях и создании и обслуживании собственного архива.
Хранeние документов по личному составу также возможно в нашем архиве. Кроме того, возможна выдача по этим документам справок социально-правового характера по запросам работников организации.
Хранение документации может предоставлено как отдельная услуга, либо в комплексе с архивными работами, а также с работами по сканированию документов.

Организация хранения документов

Организация хранения документов , реализованная в нашей организации понятна, проста и прозрачна:
- Документы систематизируются хронологически, по видам документов либо по структурным подразделениям;
- Составляются сопроводительные описи;
- Дела раскладываются в архивные короба размерами 41 х 32 х 27 см.;
- Короба доставляются в архивное хранилище, регистрируются и размещаются на стеллажах.

Для сокращения затрат по передаче документов на хранение, Заказчик может самостоятельно систематизировать, описать, упаковать в архивные короба и доставить документы в архивное хранилище. Минимальный платеж по хранению отсутствует, документы принимаются на хранение количеством от одного архивного короба. Архивный короб является единицей учета при расчете стоимости хранения документов. По желанию Заказчика архивные короба могут быть опломбированы.
Организация хранения документов
Для дальнейшего использования Заказчиком своих документов существует несколько вариантов:
- Доставка документов Заказчику. Возможна доставка коробов или определенных дел, содержащихся в коробах.
- Прибытие в архивное хранилище курьера Заказчика для изъятия необходимых документов.
- Работа с документами на месте. Архивное хранилище находится в 5 минутах ходьбы от станции метро Варшавская. Представителю Заказчика для работы с документами, находящимися на хранении предоставляется во временное использование рабочее место с компьютером, сканером и доступом в интернет.
- Сканирование и отправка необходимых документов по электронной почте.
youtube video download
Рейтинг@Mail.ru