сдача в архив, хранение документов, переплет документов, уничтожение документов на glap.ru

Обработка документов

по личному составу имеет особое значение в архивировании документов организации. Согласно действующему законодательству при прекращении деятельности каждая организация обязана передать документы по личному составу в архив на постоянное государственное хранение. Поскольку в дальнейшем по этим документам по запросам граждан и организаций будут выдаваться справки социально-правового характера, к обработке документации данного вида предъявляются особые требования.
Документов по личному составу не так много, это приказы по личному составу, личные карточки формы Т-2, лицевые счета. Они должны быть сформированы, переплетены и оформлены в соответствии с установленными нормативами. К документам должен прилагаться научно-справочный аппарат в виде описей, предисловий к описям и исторической справки.

Обработка документов - основное направление деятельности нашей организации. Мы имеем за плечами большой и плодотворный опыт по архивной обработке, в том числе, по архивированию фондов крупных организаций различных видов деятельности. Вне зависимости от возраста организации и сложности архивации, обработка документов всегда была выполнена безупречно и в срок, установленный договором.

Архивирование

или архивация - комплекс мероприятий по архивной обработке документов, призванный обеспечить их сохранность и использование в производственном процессе. Зачастую от оперативности использования документов зависит эффективность принятия решений на предприятии. Несерьезное отношение к своевременному архивированию может привести нежелательным последствиям, связанными с трудностями использования или даже утерей важных документов.

Архивирование - процесс комплексный, основными этапами, которого, в зависимости от вида обрабатываемых документов, являются:
экспертиза ценности документов,
научно-техническая обработка документов,
переплет и оформление дел,
составление описей,
систематизация дел,
создание при необходимости научно-справочного аппарата и нормативно-методологической базы по организации деятельности архива организации.
Архивирование может быть проведено не только как отдельный комплекс работ, но и вместе с созданием электронного архива. Эти две услуги взаимно дополняют друг друга и являются оптимальным решением для повышения эффективности использования всех видов документов.
Если организация, заключившая с нами договор, не имеет возможности провести работы по архивированию на своей территории, архивная обработка может быть проведена в нашем помещении. Служба доставки может перевезти документы Заказчика к месту обработки, а после архивирования привезти обратно.

Экспертиза ценности

документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов проводится на основе:
-действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
-типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
-нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Нашими
специалистами экспертиза ценности проводится как в рамках полной архивной обработки, так и для решения специфических задач заказчика.
- Экспертиза ценности с полистным просмотром и отбором документов из дел . Определение сроков хранения документов внутри дела методом их детального изучения. Данный вид работ производится с документами длительных сроков хранения (свыше 10 лет) или имеющими особую важность в текущем делопроизводстве (приказы, планы, личные дела, договора и др.) систематизация документов по степени важности, тематической принадлежности к виду и сроку хранения.
- Экспертиза ценности без полистного просмотра и отбора документов из дел . Определение сроков хранения методом видовой обще-типовой оценки функциональной важности документов в структуре документооборота. Данный вид работ производится с документами временных сроков хранения (до 10 лет) имеющих текущую учетно-исполнительную функцию (финансово-хозяйственные документы, текущая переписка и др.), систематизация документов по степени важности, тематической принадлежности к виду и сроку хранения
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.